0 просмотров

Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск

Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Статья в тему:  Как построить маршевую лестницу своими руками

Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

  • Предупреждаем риски. Если в графе 5 «Количество календарных дней» указана лишь часть от положенного отпуска, возьмите с работника письменное согласие как доказательство достигнутого соглашения сторон (ст. 125 ТК РФ). Оптимальным вариантом будет заявление с просьбой в следующем календарном году разделить оплачиваемый отпуск на части с указанием продолжительности каждой.

Заявление должно быть оформлено до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием до утверждения графика.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Статья в тему:  Идеальные шторы как выбрать правильный вариант

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Дата утверждения графика отпусковНе позднее чем за две недели до начала календарного годач. 1 ст. 123 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графикаПланируется и используется фактически полностьюст. 123, 124 ТК РФ
Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных днейст. 125 ТК РФ
Ознакомление с графиком отпусковС графиком отпусков работник ознакомлен под росписьПисьмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

  1. Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
  2. Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

  • не позднее чем за две недели;
  • под роспись.
Статья в тему:  Как лучше повесить гардину к стене и о чем нужно подумать заранее

При этом форма документа может быть любая:

  • извещения в двух экземплярах: один — работнику, второй с отметкой и подписью работника о получении экземпляра — работодателю;
  • служебная записка;
  • собственная форма графика отпусков с графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» и пр.

Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  • Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Статья в тему:  Варианты дровяных каминов для дома

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» ( Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Статья в тему:  Самостоятельно делаем отмостку вокруг дома

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Статья в тему:  Как правильно чистить и стирать римские шторы в домашних условиях

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.

Если вы продолжаете их заполнять, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Статья в тему:  Основные критерии выбора обоев

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Документальное оформление

Когда инициатива продления отпуска исходит от работника, то он пишет соответствующее заявление либо устно обращается к работодателю. В обязательном же порядке письменное заявление работника на перенос отпуска требуется только тогда, когда отпуск переносится по причине несвоевременной его оплаты или несвоевременного предупреждения о времени начала этого отпуска.

Повторим, если же инициатива исходит от работодателя, то в данном случае от работника нужно только согласие, которое может быть выражено в различной форме: в отдельном письменном документе, отметкой в приказе о переносе отпуска, в устной форме. Но, конечно же, лучше получать согласие работника, которое будет отражено в документах организациях.

Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем необходимо указать:

  • Основание переноса;
  • Новый срок отпуска;
  • Данные работника и должность.

На основании данного приказа вносятся изменения в график отпусков.

Оформление продления отпуска значительно проще, т.к. продление происходит «автоматически», поэтому писать заявление на продление отпуска и издавать соответствующий приказ об этом не обязательно. Работник лишь должен предоставить документ, подтверждающий основание для продления отпуска.

Срок, на который продлевается либо переносится отпуск, определяется работодателем, но с обязательным учетом пожеланий работника.

Статья в тему:  Разноцветные стены в интерьере квартиры

При продлении отпуска число его дней не меняется, поэтому работодатель не должен пересчитывать выплаченные сотруднику отпускные. В случае переноса отпуска на другой срок работодатель должен повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни отпуска. Важно помнить, что по общему правилу удерживать из заработной платы отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено. Работодатель может зачесть выплаченные отпускные в счет выплат, причитающихся сотруднику в следующем месяце.

Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!

Ответ за 24 часа (обычно раньше).

Вся информация про безлимитные консультации здесь.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:

Adblock
detector